Forretningsorden for Bispeparkens Bestyrelse
Første møde efter afdelingsmødet
Bispeparkens Bestyrelse (afdelingsbestyrelsen) holder møde senest 3 uger efter, der har været afholdt afdelingsmøde med valg.
Mødet ledes af formanden.
På dagsordenen skal være
- Valg af formand, 1. næstformand, 2. næstformand, kasserer
- Nedsættelse af udvalg og fordeling af opgaver
- Planlægning af møder og beslutning om deltagerkreds
Indkaldelse til bestyrelsesmøder
Formandskabet indkalder til møde med mindst 7 dages varsel ved udsendelse af dagsorden.
Fristen kan afviges ved hastesager.
Møder i bestyrelsen gennemføres som udgangspunkt med fysisk fremmøde fra mødedeltagerne. De kan også gennemføres i en kombination af fysisk fremmøde og digitalt møde eller som et rent digitalt møde.
Hvis et møde i bestyrelsen foregår helt eller delvist digitalt, fremgår det af indkaldelsen eller meddelt pr. mail.
Dagsordenen sendes til alle, der skal deltage i mødet. Hvis der er sager, der kræver større forberedelse, skal materialet udsendes samtidig med dagsordenen.
Eventuelt afbud skal meddeles hurtigst muligt via post@bispeparken.dk eller til formanden.
Hvis mindst to medlemmer af bestyrelsen skriftligt meddeler, at de ønsker, der skal afholdes bestyrelsesmøde, skal formandskabet indkalde senest 14 dage fra modtagelse af anmodningen.
Dagsorden
Dagsordenen til ordinære bestyrelsesmøder skal indeholde minimum flg. punkter:
- Valg af dirigent
- Valg af referent
- Godkendelse af dagsordenen
- Godkendelse af referat
- Konkrete sager til drøftelse og beslutning
- Fremlæggelse af status for udvalg, evt. godkendelse af forslag fra udvalg
- Punkter til næste møde
Forslag til dagsordenspunkter skal fremsendes via post@bispeparken.dk eller via fysisk post og skal være formandskabet i hænde senest 10 dage før det planlagte møde.
Mødets afvikling
Møderne er røg- og alkoholfrie. Der bliver afholdt pauser med maksimalt to timers interval.
Mødedeltagerne markerer for at få ordet og tildeles ordet i rækkefølge herefter.
Når særlige forhold f.eks. i det omgivende samfund tilskriver det, eller medlemmer af bestyrelsen tilkendegiver et ønske herom, har formandskabet mulighed for at beslutte, at møder i bestyrelsen eller i udvalg i en given periode gennemføres helt eller delvist digitalt via et passende digitalt mødeværktøj, som alle medlemmer af bestyrelsen har gratis til sin rådighed på egne private elektroniske enheder, som f.eks. egen pc, smartphone eller tablet.
Bestyrelsens og udvalgenes drøftelser er fortrolige, idet der henvises til afsnittet “Bispeparkens Bestyrelse udadtil”. Dette betyder, at i situationer, hvor et bestyrelsesmøde afvikles helt eller delvist via digitale medier, skal dette ske med mulighed for fuld fortrolighed og dermed uden udenforståendes mulighed for at overhøre forhandlingerne og beslutninger. Alle medlemmer af bestyrelsen er forpligtiget til at drage omsorg for, at dette overholdes.
Beslutningsdygtighed og afstemninger
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mødet er korrekt indkaldt i overensstemmelse med forretningsordenen, og over 50 % af bestyrelsen er tilstede og heriblandt formanden eller én af næstformændene. Hvis bestyrelsen på et møde ikke kan opfylde kravet om, at over 50% af bestyrelsen er tilstede, kan fraværende bestyrelsesmedlemmer efterfølgende godkende referatet og tiltræde beslutningerne digitalt og dermed opfylde kravet til, at bestyrelsen på mødet er beslutningsdygtig, og at de trufne beslutninger er vedtaget.
Bestyrelsesmøderne bliver dirigeret af den på mødet valgte/udpegede dirigent.
Bestyrelsens beslutninger bliver truffet ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Ved stemmelighed falder forslaget.
Hvis blot 1 bestyrelsesmedlem ønsker, at en afstemning på bestyrelsesmødet skal være skriftlig, vil den pågældende afstemning være skriftlig og anonym.
Der kan kun træffes afgørelse i sager, der er optaget på dagsordenen. I særlige tilfælde kan dette fraviges, hvis alle medlemmer er til stede, og ingen gør indsigelse.
Omkring hastesager og aktivitetsudvalgsansøgninger kan formandskabet sætte forslag til behandling og afstemning via e-mail til alle bestyrelsesmedlemmer. Disse e-mails mærkes ”Beslutningsmail” i emnefeltet og der angives en svarfrist.
Bestyrelsesmødet kan vælge at uddelegere arbejdsopgaver til at blive løst af en lønnet medarbejder. Disse opgaver formidles via formanden.
Referat
Der udarbejdes referat med kort redegørelse for det enkelte punkt og den trufne beslutning.
Hvis en mødedeltager er uenig i en beslutning, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og sin begrundelse refereret.
Referatet udsendes senest 8 dage efter bestyrelsesmødet. Dog skal referat af bestyrelsesmødet, hvor indkomne forslag til afdelingsmødet bliver behandlet, udsendes umiddelbart efter dette møde.
Godkendelse af et referat kan ske digitalt.
Nedsættelse af udvalg
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til vedtagelse af bestemte opgaver. Udvalgene kan bestå af andre end medlemmer af afdelingsbestyrelsen. Opgaverne formuleres i Bispeparkens Bestyrelse, og der udpeges en tovholder for udvalget.
Bispeparkens Bestyrelse udadtil
Bispeparkens Bestyrelse kan ikke indgå aftaler, som binder afdelingen Bispeparken juridisk eller økonomisk udadtil.
Bispeparkens Bestyrelse tegnes ved underskrift af formanden sammen med mindst en af næstformændene eller kassereren i forening. Eller Bispeparkens Bestyrelse tegnes ved underskrift af to næstformænd sammen med kassereren i forening. Udgiftsbilag underskrives af formand eller en af næstformændene eller kassereren i forening med en sekretariatsmedarbejder. Eller af formand og kasserer i forening. Eller en af næstformændene og kasserer i forening. Denne ”Forretningsorden for Bispeparkens Bestyrelse” er gyldig, når den er vedtaget eller bekræftet på et bestyrelsesmøde, og den efterfølgende er underskrevet på tidspunktet for underskrivelsen af den samlede siddende bestyrelse.
Bispeparkens Bestyrelse har tavshedspligt om beboernes personlige og private forhold, herunder klager over husordenen.
Fra bestyrelsesmøderne må kun refereres de trufne beslutninger.
Bestyrelsesmøder med emner til forberedelse af afdelingsmødet
Bestyrelsen skal senest to måneder før afdelingsmødet have godkendt forretningsordenen for afdelingsmødet.
Efter fristen for indkomne forslag til afdelingsmødet skal bestyrelsen afholde et møde, hvor de indkomne forslag behandles. Referat af mødet godkendes ved mødets afslutning og udsendes umiddelbart herefter.
Forretningsordenen er vedtaget af Bispeparkens Bestyrelse den 29. oktober 2015.
Forretningsordenen er senest bekræftet på bestyrelsesmødet den 30. september 2019 med indarbejdet vedtaget ændring.
Forretningsordenen er senest bekræftet på bestyrelsesmødet den 14. december 2020.
Forretningsordenen er senest bekræftet på bestyrelsesmødet den 18. januar 2021 med indarbejdelse af vedtagne ændringer.
Forretningsordenen er senest vedtaget og bekræftet på bestyrelsesmødet den 21. juni 2021 med indarbejdelse af vedtagne ændringer.
Forretningsordenen er senest vedtaget og bekræftet på bestyrelsesmødet den 16. august 2021 med indarbejdelse af vedtagne ændringer.
Forretningsordenen er senest bekræftet på bestyrelsesmødet den 13. september 2021 med indarbejdet vedtaget ændring.
Gældende og tidligere udgaver af Forretningsorden som PDF-version:
Forretningsorden for Bispeparkens Bestyrelse 13. september 2021
Forretningsorden for Bispeparkens Bestyrelse 16. august 2021
Forretningsorden for Bispeparkens Bestyrelse 21. juni 2021
Forretningsorden for Bispeparkens Bestyrelse 18. januar 2021
Forretningsorden for Bispeparkens Bestyrelse 30. september 2019
Forretningsorden for Bispeparkens Bestyrelse 29. oktober 2015
Forretningsorden for Bispeparkens Bestyrelse 28. oktober 2014
Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen i Bispeparken 31.05.2011
